Gestion de projet :

Mener un projet de son commencement à son terme demande une organisation et un suivi rigoureux. La gestion de projet – également appelée conduite de projet ou management de projet – consiste à structurer, suivre et optimiser le bon déroulement d’un projet. Généralement c’est un chef de projet qui assume ce rôle.

Dans cet article nous reviendrons sur la définition d’un projet avant de comprendre ce qu’est la gestion de projet. Dans une troisième partie, nous nous intéresserons à la méthodologie de la conduite de projets.

Lorsqu’on me demande ce que je fais et que je réponds que je suis chef de projet, je fais souvent face à une paire d’yeux écarquillés et à cette question récurrente : « mais, euh, ça consiste en quoi ? ». Un de mes potes a d’ailleurs un jour résumé mon métier ainsi : « ah ouais t’organises des trucs quoi ».

Alors oui j’organise des trucs. Mais un chef de projet fait plus que cela : il est en charge de mener, suivre et coordonner un projet, tout en visant à optimiser son déroulement. Pour cela il faut être rigoureux et être capable de mettre en place les outils et stratégies les plus adaptés à chaque projet et organisation de travail.

Je vous propose alors dans cet article de détailler le paragraphe ci-dessus pour comprendre ce qu’est la gestion de projet et quelle méthodologie suivre pour cadrer efficacement la conduite d’un projet.

Avant cela, penchons-nous sur la définition de ce mot « projet » pour bien comprendre de quoi il est question ici.

On parle souvent de projet dans notre vie quotidienne. Il s’agit là de l’utilisation la plus élémentaire de ce mot, utilisé pour évoquer quelque chose que l’on souhaite faire : « j’ai des projets de rénovation de mon logement » ou « je projette de partir en vacances à Chaumont cet été ».

Dans le monde professionnel le projet est un ensemble de réflexions et d’actions à mener pour atteindre un objectif. Cela peut être la réalisation d’un contrat, l’étude d’une réponse à un besoin ou encore l’organisation d’un service pour un public. Le projet professionnel est toujours lié à un délai, à une date limite de réalisation (sinon c’est une réflexion, une analyse ou une orientation).

Il est également doté de moyens humains, financiers et matériels. Et s’il ne l’est pas d’entrée de jeu, il sera nécessaire de les définir (nous verrons cela plus bas).

Un projet se caractérise par un objectif à atteindre, dans un temps donné, avec des moyens identifiés ou à identifier.
Il est mené par un chef de projet (la personne référente ou responsable) et une équipe projet.

En étudiant et comprenant ce qu’est un projet, on devine ce qu’est la gestion de projets. Grosso modo, à ce stade, on comprend que c’est le fait de mener un projet à son terme.

Nous venons de voir qu’un projet consiste à atteindre un objectif dans un délai imparti. La gestion de projet – également appelée conduite de projets ou management de projets – consiste à définir, à organiser et à réaliser un ensemble de tâches pour parvenir au but visé.

Mener un projet de A à Z implique alors différentes phases qui vont permettre de le cadrer, de le jalonner, de définir les moyens nécessaires à sa réalisation, d’établir un rétro-planning, de le réaliser et d’évaluer sa qualité avant de le clôturer.

L’ensemble de la gestion de projets est confiée à une personne référente et responsable du bon déroulement de ces phases : c’est le chef de projet.

La gestion de projet c’est assurer le réalisation d’un projet de sa conception à sa réalisation.
Un chef de projet est en charge de définir les différentes phases de la conduite du projet, d’établir les ressources nécessaires pour atteindre le but visé, et de coordonner l’ensemble en visant à respecter le délai imparti, le budget et la qualité du projet final.

Nous avons vu les définitions du projet et de la gestion de projet. Avant de nous lancer à l’assaut de la méthodologie de la gestion de projet, je vous propose un petit détour par le chef de projet. C’est une grande partie de mon job (vous pouvez par exemple consulter sur cette page mon implication en tant que chef de projet auprès de Mural Studio) et peut-être en entendez-vous régulièrement parler sans vraiment savoir à quoi cela correspond.

Par essence, le chef de projet assure la conduite de projet. On l’appelle aussi manager de projet ou – en anglais – project manager voire project leader. Il est le garant de la réussite d’un projet.

Comme on peut l’imaginer les critères de réussite sont généralement le respect du budget et du délai donnés ainsi que la qualité du projet final. D’autres points peuvent être pris en compte comme l’engagement environnemental, le nombre de participants, la couverture médiatique, l’impact sur le chiffre d’affaires, etc.

Le chef de projet est responsable de la gestion d’un projet de A à Z, c’est-à-dire des premières réflexions à la clôture du projet. Il est donc en charge de la budgétisation et du suivi budgétaire du projet, de sa planification, ainsi que de la définition des actions à mener, de leur coordination et de leur suivi. Pour cela il doit faciliter les échanges avec et entre ses équipes et prestataires. Il doit savoir organiser et gérer ses ressources avec rigueur et méthodologie.

Un chef de projet assure la gestion d’un projet de son élaboration à sa clôture. Il est notamment responsable du respect des délais, du budget du projet, de sa qualité, de la coordination avec les différents acteurs du projet et de l’organisation de travail.

Après ce bref intermède sur la fonction de chef de projet (que je détaillerai plus tard dans un article dédié), replongeons dans la gestion de projet et attaquons le gros morceau : la méthodologie de la gestion de projet.

Le chef de projet est au centre du projet et agit comme une sorte de plaque tournante : il enregistre les infos liées au projet et les redistribue aux collaborateurs et prestataires. Il prend également des décisions et les communique à ses interlocuteurs. Pour ne rien oublier, faire respecter les délais et communiquer efficacement, le chef de projet s’appuie sur une méthodologie et une organisation rigoureuses et adaptées au projet qu’il porte.

L’organisation du suivi d’un projet varie selon les structures. Notamment en fonction des rôles hiérarchiques établis, des processus de validation en place ou encore des outils mis à disposition (nous étudierons les outils de la gestion de projet dans un article dédié). La bonne nouvelle c’est que si ces éléments n’existent pas le chef de projet peut organiser l’ensemble de son projet de manière hyper spécifique. Oui, c’est plus de boulot mais cela reste une bonne nouvelle.

La méthodologie de gestion de projet est par contre sensiblement la même quels que soient les projets et les domaines professionnels. Elle se découpe en plusieurs phases chronologiques. De la phase d’étude à l’évaluation de la réalisation, je vous détaille tout ça juste en-dessous.

La première partie de la gestion d’un projet consiste à porter un regard extérieur sur une idée ou sur un constat. Le chef de projet dispose dans ces mains d’une sorte de masse informe qu’il va devoir modeler précisément dans ce premier temps.

Appelée aussi étude préliminaire, étude de faisabilité, étude de cas voire même étude d’opportunité, cette première période est celle où il est décidé qu’une idée ou un concept est réalisable (ou pas) dans un contexte donné. C’est là que le projet est défini, tout comme vont l’être les moyens nécessaires à sa réalisation.

La phase d’étude d’un projet consiste tout simplement à apporter les réponses aux fameux « quoi ? pourquoi ? qui ? où ? comment ? quand ? combien ? ». Si cela semble simple sur le papier (enfin, sur votre écran), en pratique c’est assez complexe. Le chef de projet doit être le plus ouvert possible pour prendre en compte le maximum de paramètres et de données pour établir le diagnostic de la situation en lien avec l’objectif visé.

La phase d’étude de la gestion de projet est une période où il faut vraiment évacuer la notion de « bonne » ou de « mauvaise » idée. Il s’agit d’analyser le plus objectivement et factuellement possible une proposition de projet pour définir l’ensemble des conditions nécessaires à sa réalisation. L’objectif visé doit être précisément défini. S’il reste des incertitudes ou des aspects flous, c’est que la phase d’étude n’est pas terminée.

Par expérience, un projet dont la phase d’étude comporte des éléments flous, des « on verra bien » ou encore des « ça devrait l’faire », part de travers. Et lorsqu’un projet démarre de travers, le chef de projet va consacrer beaucoup d’énergie, de temps et de moyens à redresser son projet pour le faire avancer. Cette phase d’étude est donc hyper-méga-giga importante.

Par exemple, vous organisez un picnic avec des amis. Si vous dites à chaque personne « apporte ce que tu veux on verra bien », soyez sûr que vous prenez le risque de vous retrouver autour de trois taboulés, d’un paquet de chips, d’un litre d’eau et de deux raquettes de badminton sans volant. Vous allez alors devoir vous organiser sur le moment pour compléter le picnic au lieu de profiter pleinement de ce temps avec vos amis.

Néanmoins, il peut y avoir des éléments du projet qui seront précisés au cours de l’avancement du projet, justement car c’est la progression du projet qui le permettra. Dans ce cas cela doit apparaître clairement dans l’étude de faisabilité : différentes solutions doivent être anticipées dès cette phase en fonction de ce que révélera l’avancement du projet. La phase d’étude peut donc prévoir des plans A, B, C, etc.

Pour reprendre l’exemple du picnic : vous ne savez pas s’il pleuvra. L’anticipation consiste à prévoir que vous consulterez la météo à tel moment et selon les prévisions le picnic se déroulera comme prévu ou aura lieu dans tel lieu abrité ou sera annulé si le lieu n’est pas dispo.

La phase d’étude permet de cadrer le projet et les ressources nécessaires à sa réalisation : objectif visé, rôles de l’équipe et prestataires, processus de travail et de validation, fourchette budgétaire, planification, outils de travail, lieux de travail et de réalisation du projet, prise en compte des risques du projet et facteurs d’évaluation du projet réalisé sont les éléments incontournables à définir dans cette phase.

Tout cela doit apparaître de manière formelle dans un ou plusieurs documents. Le chef de projet produit donc une étude de projet (ou de faisabilité, de cas, d’opportunité ou encore étude préliminaire) écrite, comportant des textes, des tableaux, des graphiques, des images, etc. Cela peut sembler assez indigeste mais ce document est le socle de la conduite du projet, le document qui servira de référence tout au long de la conduite du projet.

Maintenant que le projet est défini, analysé, planifié et quantifié, le chef de projet peut entamer la phase de lancement !

La phase d’étude du projet a permis de le cadrer, de le planifier et de lister les moyens humains, financiers et matériels qu’il nécessite pour être réalisé. La phase de lancement est le moment de doter le projet de ses moyens :

• C’est là que l’équipe projet est constituée et que les prestataires sont recherchés et choisis.
• C’est dans la phase de lancement que le budget prévisionnel est défini et validé par le Comité de Pilotage ou la hiérarchie. Ne perdez pas de vue que la recherche de financements a été spécifiée dans la phase d’étude, et qu’elle cite les solutions possibles. Elles seront réalisées dans la phase de recherche de solutions.
• Le rétro-planning est lui aussi validé dans cette phase. Il devient très précis en détaillant la liste des tâches à réaliser, leur ordre, leur durée, la personne ou le prestataire concerné, leur coût, les ressources nécessaires pour chaque tâche.

La phase de lancement est une étape de validation de l’étude au cours de laquelle chaque élément du projet est détaillé, précisé, validé et planifié. À la fin de cette phase, le chef de projet doit être en mesure de lancer le « go » de la phase de réalisation du projet.

Pour reprendre l’exemple de votre projet de picnic, vous avez déterminé dans la phase d’étude la date, le lieu, et l’heure du picnic. Vous avez également précisé le nombre de participants, la fourchette budgétaire du picnic, le contenu général de cet événement (repas chaud ou froid, jeux, par terre ou à table, etc.) et les contraintes en matière de transport et celles relatives à la météo.

Dans la phase de lancement de votre picnic vous allez précisément déterminer la liste des invités, ce que chaque convive apporte, le budget alloué pour chaque personne, les régimes alimentaires spéciaux, le moment où les courses doivent être faites, le déroulé du picnic heure par heure, le timing de consultation de la météo et de prise de décision en conséquence, etc (oui ça fait de votre picnic un projet un peu relou mais ce n’est qu’un exemple qui fonctionne bien).

Vous pouvez objecter que la phase d’étude et la phase de lancement ont des éléments redondants. On a souvent tendance à mélanger ces deux phases, pour aller plus vite ou parce qu’on a la solution à certains points dès la phase d’étude.

La phase d’étude vous permet de noter les grandes orientations de la gestion de projet. Il n’y a pas de recherche précise à faire. Mais évidemment toutes les solutions sûres en phase d’étude doivent être notées. La phase de lancement doit et va vous permettre de tout préciser (oui tout).

Si vous savez d’entrée de jeu que Lionel et Sonia seront présents à votre picnic notez-le tout de suite. C’est dans la phase de lancement que vous précisez si Cédric, Rose, Laurent, Elodie, Anne-Claire, Eloïse, Katia et Jean-Seb seront présents (c’est toujours un exemple, invitez qui vous voulez).

La phase de lancement se conclut elle aussi par un ou plusieurs documents de référence. Un guide complet du projet à réaliser.

Il n’y a plus qu’à passer à la réalisation du projet !

La phase de réalisation du projet peut se résumer très simplement : toutes les actions décrites dans les deux phases précédentes sont suivies et réalisées jusqu’à la production du produit ou service final. Le plan est déroulé.

Le chef de projet est le coordinateur de ce plan, le chef d’orchestre qui s’assure que tout se passe comme cela a été défini et dans l’ordre dans lequel chaque tâche a été programmée. Il a donc un rôle essentiel de communication et de suivi avec l’ensemble des acteurs impliqués.

J’aimerai vous dire que cette phase va se dérouler sans accroc parce que vous avez tout bien bordé dans les deux phases précédentes. Mais c’est rarement le cas : prise de retard dans une tâche, augmentation d’un coût de matériel, panne, grève, maladie, changement de hiérarchie, etc font partis des nombreux aléas qui perturbent la phase de réalisation.

Un peu comme Laurent qui prévient la veille qu’il ne peut pas venir au picnic : il était en charge d’apporter une quiche, il faut maintenant trouver une solution pour pallier à ce plat en moins.

Il y a donc dans la méthodologie de gestion de projet une phase qui apparait et disparait au gré des aléas : la phase de recherche de solutions.

Retard dans une tâche, accident, modification de budget, défaillance d’une ressource, etc impactent le bon déroulement de la gestion de projet et son délai de réalisation. Le chef de projet doit alors trouver une ou des solutions à ces aléas.

Par expérience, en gestion de projet la priorité c’est le respect du délai. Et ensuite le respect du budget.

Dans la phase de recherche de solutions le chef de projet envisage en dernier lieu le décalage du délai de réalisation. Il va étudier toutes les possibilités humaines, techniques et financières pour trouver la solution la plus adaptée. Le décalage du délai de réalisation s’envisage après avoir exploré toutes les possibilités. Et l’annulation du projet peut être une solution en tout dernier lieu.

Pour continuer dans cet excellent exemple de picnic hyper bien organisé : Laurent ne vient pas, il prévient la veille, il n’y aura pas de quiche. Vous allez chercher une solution pour qu’il y ait tout de même une quiche, ou pour la remplacer par un autre plat, ou décaler l’heure du picnic pour avoir le temps nécessaire au remplacement de cette quiche, ou décaler la date du picnic pour que Laurent et sa quiche soient présents, ou tout simplement annuler le picnic.

Au cours de la phase de réalisation du projet il y a autant de phases de recherche de solutions qu’il y a d’aléas. Parfois cela ne dure que quelques dizaines de minutes, parfois plusieurs jours.

La phase de déploiement consiste à lancer, exécuter, produire ou mettre le projet sur le marché. Cette étape se caractérise par le lancement des actions de communication autour du projet, détaillées dans une stratégie de communication (je vous invite d’ailleurs à consulter cet article dédié aux stratégies de communication). La strat’ de com’ doit être définie dans les phases précédentes, elle fait partie intégrante de la gestion de projet.

C’est à ce moment-là que vous envoyez par exemple votre invitation au picnic.

Le projet est donc en place, à disposition. Il ne reste plus qu’à suivre ses performances, à évaluer sa qualité, à faire une analyse des améliorations possibles et à l’entretenir.

Une fois le projet déployé, le travail du chef de projet n’est pas terminé : il y a un suivi à réaliser. Tout d’abord une évaluation de l’ensemble de la conduite de projet et de son lancement, suivie d’une analyse du projet déployé. Qu’est-ce qui a fonctionné correctement ? Quels points ont posé des difficultés ? Le budget a-t-il été dépassé ? Les délais ont-ils été respectés ? Le déploiement du projet apporte-t-il satisfaction au regard des objectifs fixés en amont ?

Autant de questions dont les réponses vont permettre d’apporter des améliorations au projet concerné ainsi qu’aux projets à venir. La phase d’évaluation définit alors les actions à mener pour le projet déployé : c’est une nouvelle période de gestion de projet qui s’annonce ! Il s’agit de reprendre toutes les phases précédentes pour faire vivre le projet du mieux possible.

Une fois votre picnic terminé, vous réalisez un bilan de cet événement : y’avait-il suffisamment, trop ou pas assez de nourriture ? Les participants étaient-ils correctement informés ? Est-ce que ce picnic aurait pu bénéficier d’améliorations ? Fallait-il vraiment lancer une discussion sur la réforme des retraites au cours du repas ? Quelles problématiques non prévues sont apparues ? Comment y remédier la prochaine fois ? Avez-vous pensé à remercier les participants ?

De l’organisation d’un picnic à la création d’une entreprise, la gestion de projet consiste à établir un plan clair et structuré pour mener un projet de A à Z. En s’appuyant sur une méthodologie rigoureuse, sur une planification détaillée et sur une organisation des rôles et tâches précise, le chef de projet orchestre l’ensemble des acteurs et des actions du projet dans le temps et le budget impartis.

En anticipant les missions et les échéances de chaque aspect d’un projet, la gestion de projet permet d’avoir une vision claire et précise de ce qui doit être fait, du moment où cela doit être fait et des ressources que cela exige. Il est nécessaire de prendre régulièrement des temps de réflexion, d’analyse et d’écriture tout au long de la conduite du projet pour gagner en clarté, en tranquillité et en efficacité.

Dans un prochain article je détaillerai le rôle de chef de projet. Vous pouvez d’ores et déjà lire l’article consacré aux outils de la gestion de projet.

Donnez à vos projets l’ampleur qu’ils méritent

La rencontre reste la meilleure communication.