Les outils de la gestion de projet

La gestion de projet consiste à structurer, suivre et optimiser le bon déroulement d’un projet. Elle nécessite une organisation et un suivi rigoureux, ainsi qu’une planification détaillée, une méthodologie éprouvée et une organisation claire des rôles et des tâches de chacun.

Reste encore à utiliser les outils les mieux adaptés pour planifier, budgéter et suivre l’avancement du projet tout en favorisant la collaboration et le partage des informations.

Voici donc venue l’heure de nous intéresser aux outils de la gestion de projets ! Dans cette perspective, nous étudierons tout d’abord les outils de planification et de suivi de projet, puis ceux favorisant la collaboration et la communication. Enfin, nous nous intéresserons aux solutions de stockage et de partage de fichiers ainsi qu’à celles permettant de le suivi de temps et de mesure de l’avancement d’un projet.

Après avoir lu l’article sur la définition et la méthodologie de la gestion de projet, vous vous demandez sûrement quels outils utiliser pour vous aider au mieux dans la conduite de vos projets (ah non ? Ah bon). Et, extraordinaire coïncidence, j’ai anticipé vos interrogations et vous livre dans les lignes ci-dessous quelques-uns des actuels outils favorisant la gestion de vos projets.

Je vous propose alors dans cet article de détailler ces solutions en trois parties : les outils de planification et de suivi, les outils de collaboration et de communication et ceux de gestion des fichiers et de suivi des ressources.

Pour celles et ceux qui s’interrogent sur les méthodes à suivre pour lister l’ensemble des tâches d’un projet, attribuer ces missions aux membres d’une équipe et définir les rôles de chacun, je vous proposerai prochainement un article détaillé sur le sujet.

Trêve de bavardages introductifs, lançons-nous à l’assaut du sujet en commençant par les outils de planification et de suivi de projets.

La planification et le suivi d’un projet nécessite de mettre en place un rétro-planning avec tout un ensemble de tâches à réaliser en temps et heure pour le bon déroulement du projet. Et là vous avez le choix entre deux grands modèles : à ma gauche le diagramme de Gantt, à ma droite le tableau Kanban. Si ce dernier est très à la mode (c’est par exemple le modèle que l’on trouve dans Trello), le premier n’est pas dépourvu d’intérêts. Commençons donc par nous intéresser au diagramme de Gantt et aux outils basés sur ce système avant de plonger dans les tableaux Kanban.

Comme son nom ne l’indique pas, le diagramme de Gantt a été créé et utilisé pour la première fois en 1896 par Karol Adamiecki. Cet ingénieur polonais décrit son fonctionnement et son utilisation en 1931. Mais la langue polonaise n’étant pas internationalement connue, le concept échappera à Adamiecki et portera le nom de Henry L.Gantt, ingénieur américain qui décrit le diagramme en 1910.

La naissance de cette méthode se fait donc dans un contexte de paternité controversée, ce qui crée finalement de l’intérêt autour de ce fameux diagramme : quel est donc ce fils prodige dont les ingénieurs se disputent la paternité ?

Réponse : un tableau. Le diagramme de Gantt est un tableau. Un fichier excel en somme, avec les unités de temps en abscisse et les différentes actions à réaliser en ordonnée. Ce que j’appelle un rétro-planning : les différents dates ou délais en titre de colonnes, les tâches à réaliser en titre de lignes.

Il a l’avantage de répertorier toutes les missions d’un projet et de spécifier le temps d’exécution de chacune. Les outils actuels (que nous verrons juste en dessous) permettent d’attribuer chaque tâche à une personne. Avec la méthode Gantt le projet est divisé en une multitude d’actions à mener, avec une temporalité propre à chacune. Le tout est visible en un coup d’œil -ou presque.

Plusieurs logiciels et applications offrent la possibilité de travailler seul ou en équipe selon la méthode de Gantt. Oubliez le fichier Excel partagé sur un serveur, il y a plus efficace !

Voici par ordre alphabétique les plus utilisés du moment : Asana, Ganttpro, Microsoft Project, Monday, Notion, TeamGantt, Trello, Wrike.

Chacun a ses avantages et inconvénients, sa tarification, ses fonctionnalités et ses intégrations. De mon expérience je privilégie Notion, Asana ou Monday pour les projets complexes, Trello pour les projets plus simples. Cela dépend aussi des habitudes et de l’organisation des équipes avec lesquelles je travaille.

Pour trouver votre bonheur ou en tout cas l’outil le mieux adapté à vos besoins, le meilleur moyen est d’essayer les versions gratuites de ces logiciels !

Maintenant que nous avons vu le principe et les outils de la méthode de Gantt, laissez-moi vous présenter une autre méthode de gestion de projets : les tableaux Kanban !

Un tableau Kanban est une méthode de gestion de projet par cartes réparties dans des colonnes. Elle a été créé dans les années 1950 par Toyota pour son système de production. Le principe est simple : une carte représente une tâche et celle-ci navigue dans les différentes étapes du projets affichées en colonne. Il y a généralement trois colonnes : « à faire », « en cours » et « fait ».

Chaque carte est donc une action du projet à réaliser, qui peut être imputée à une ou plusieurs personnes, avec des rôles différents. Les tableaux Kanban offrent une visibilité globale d’un projet à l’ensemble d’une équipe, dans lesquels chacun voit et sait ce qu’il doit faire.

Le gros bémol de mon point de vue aux tableaux Kanban est qu’ils n’offrent pas de vision temporelle du projet : la time-line de Gantt est quand même bien pratique pour visualiser l’avancement d’un projet et respecter les délais !

Néanmoins l’utilisation de la méthode Kanban est intuitive, et chacun peut ajouter des cartes, apporter des commentaires, des ressources, des idées, etc. Un très bel outil collaboratif que l’on peut utiliser via différents logiciels et applications.

La première application en ligne à proposer gratuitement un travail collaboratif selon les tableaux Kanban est Trello. Lancé en 2011, le site revendique aujourd’hui près de cinq millions d’utilisateurs. Ses améliorations successives offrent par exemple la possibilité de visualiser la time-line d’un projet. C’est-à-dire que l’utilisateur passe d’une vue Kanban à une vue Gantt. Hyper pratique et efficace, mais cette fonctionnalité est accessible uniquement dans la version payante du site.

Le succès rencontré par Trello a inspiré de nombreux concurrents, parmi lesquels nous retrouvons certains cités précédemment : Asana, Microsoft Project, Monday, Notion ou Wrike par exemple proposent de gérer votre projet à la fois selon les méthodes Gantt et Kanban.

Trois sites ressortent régulièrement des outils de gestion de projet en ligne selon la méthode Kanban : Basecamp, ClickUp et Smartsheet. Je ne les ai personnellement pas essayés, mais les retours sont positifs et leurs offres de fonctionnalités et d’intégrations sont impressionnantes.

Nous venons de voir les deux principales méthodes de suivi et de planification de gestion de projet, ainsi que les outils qui leurs sont dédiés. La question qui se pose maintenant est de savoir comment remplir ces outils et comment collaborer sur ces outils : attribution des tâches, gestion des équipes, communication transversale, partage des informations sont autant d’éléments de la gestion de projets qui disposent d’outils spécifiques.

Mener un projet en équipe nécessite de s’appuyer sur des outils de planification et de suivi appropriés et partagés. Encore faut-il échanger au sein de l’équipe, informer des avancées du projet, transmettre les ressources nécessaires aux collaborateurs et prestataires. En bref : c’est bien beau d’avoir de beaux outils de gestion de projet, mais sans communication transversale régulière chacun avance en solo et le résultat visé n’est alors pas garanti.

Un peu comme une équipe de sport collectif où chaque protagoniste jouerait uniquement comme il le sent pour viser la victoire. C’est pas gagné hein, faut synchroniser tout ça.

Il existe là aussi des outils pour aider à la gestion des tâches et des responsabilités dans une équipe, pour favoriser la communication et la collaboration au sein d’une équipe. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’outils pour lister les missions et rôles à chacun des membres d’une équipe, puis des outils collaboratifs et favorisant la communication.

Alors là vous vous dites peut-être « attends on vient de voir les outils de la gestion de projets, faut en plus prendre d’autres outils pour lister et répartir les missions ? ». Je vous rassure tout de suite : parmi les outils cités plus haut, la plupart intègrent cette fonctionnalité.

C’est le cas par exemple d’Asana, de Basecamp, de ClickUp, de Monday, de Notion, ou de Trello.

Pour les aficionados de Microsoft, il faudra passer par Microsoft To Do (anciennement Wunderlist). Pour celles et ceux qui ne jurent que par les applications de Google, il existe Google Tasks. Idéal pour faire de bonnes vieilles to-do-list, il a l’avantage de s’utiliser de manière transversale avec les autres services de la marque. Par exemple, il permet de transformer un mail en tâche.

J’ai une très nette préférence pour les applications qui regroupent tout en un, cela simplifie les démarches et limite les processus de travail. Reste ensuite à communiquer entre collègues pour échanger les informations nécessaires à l’avancement du projet. Et là encore, il existe des outils de gestion de projet qui intègrent cette fonctionnalité !

Le suivi et l’avancement d’un projet reposent sur un élément clé de la gestion de projet : la communication. La mise en commun des informations, des ressources, des avancements, des difficultés, des problèmes et solutions techniques, etc., assure la transparence et l’implication de chacun dans l’ensemble du projet.

L’adage veut que « celui qui détient l’information détient le pouvoir ». Si tant est que cela soit vrai, en gestion de projet ce principe doit s’appliquer au projet. Le chef de projet s’assure que lui et son équipe travaillent pour le projet, et favorise -voire impose- pour cela la communication.

Avec quels outils ? Il y a bien sûr le téléphone, les emails, les sms et autres groupes de chat, les réunions à planifier régulièrement en présentiel ou en visioconférence. En plus de ces outils habituels, les applications citées précédemment intègrent des fonctionnalités qui permettent d’échanger rapidement et précisément sur une tâche.

Asana, Trello, Notion, Basecamp, ClickUp ou Monday incluent des outils de messagerie instantanée tels que Slack, Teams, ou Google Chat. Cela permet d’échanger en restant dans le projet, en pointant une tâche ou un élément d’une tâche, en mentionnant et notifiant un ou plusieurs membres de l’équipe.

Ces fonctionnalités offrent le confort de collaborer et d’échanger en utilisant une seule interface. Simple, pratique et efficace.

Reste alors à faciliter le partage et l’accès aux données et ressources du projet : fichiers divers et variés, suivi du temps consacré au projet, mesure de l’avancement du projet. Là encore il existe des outils collaboratifs, dont certains peuvent être directement intégrés dans les applications déjà citées.

Nous avons vu que pour faciliter la conduite et le suivi d’un projet il existe des outils de gestion de projet collaboratifs en ligne. Ils permettent de lister les différentes tâches du projet, d’attribuer des rôles, d’éditer et de suivre un rétro-planning ainsi que de favoriser les échanges et la communication au sein d’une équipe. Le dernier aspect de la gestion de projet consiste à accéder aisément aux fichiers et éléments nécessaires à l’avancement du projet.

Il existe pour cela des outils de stockage et de partage de fichiers, ainsi que d’autres qui permettent de suivre le temps et les ressources consacrées au projet.

Mener un projet en équipe implique de partager les informations liées au projet. Parmi celles-ci, les fichiers propres au projet doivent être identifiés et accessibles. Pour cela, soit vous disposez d’un serveur dédié dont l’arborescence est connue de tous les membres de l’équipe, soit vous avez besoin d’un espace de stockage accessible.

L’avantage dans le premier cas c’est que vous n’avez pas besoin de lire ce paragraphe.

L’avantage dans le deuxième cas c’est que vous pouvez choisir une plateforme de stockage qui intègre directement votre outil de gestion de projet. L’intérêt ? Vous créez des liens de l’outil de gestion vers l’espace de stockage en évitant les temps de chargement de documents. Autre intérêt : vous pouvez organiser une arborescence spécifique à votre projet, qui convienne à tous, ce qui n’est pas toujours le cas dans les serveurs d’entreprise.

Les principales plateformes de stockage et de partage de documents en ligne sont Dropbox, FileVert, Google Drive, Grosfichiers, Microsoft One Drive, Monday, Notion, TransferNow et WeTransfer. Là aussi il y a des versions gratuites et des versions payantes offrant différentes fonctionnalités.

Bonne nouvelle : vous avez tout de suite remarqué que les applications de gestion de projet Monday et Notion permettent de stocker des documents.

Autre bonne nouvelle : Trello, Asana et Wrike, ainsi que Monday et Notion, intègrent certaines de ces plateformes de stockage, comme Dropbox, Google Drive ou Microsoft One Drive.

Vous connaissez ma rengaine : je privilégie la simplicité et l’efficacité dans le choix des outils de la gestion de projet. J’aurai donc tendance à m’appuyer sur Notion ou Monday, ou à utiliser Dropbox ou Google Drive avec Trello, Asana ou Wrike.

Nous avons quasiment fini le passage en revue des outils nécessaires à la planification et au suivi de projet. Je dis « quasiment » car il reste un élément à aborder : celui du temps consacré au projet.

Le suivi et la gestion du temps consacré à un projet permettent de mesurer les points d’un projet qui demandent de l’implication, et de prendre connaissance des différences entre ce qui a été prévu et ce qui est réalisé. Ces outils de time-tracking constituent de bons indicateurs d’efficacité, de productivité et des difficultés qui surviennent au cours du développement d’un projet.

Il existe une grande quantité d’outils de suivi du temps et des ressources, chacun ayant ses fonctionnalités spécifiques. Je cite ci-dessous les applications les plus généralistes et pratiques, en lien avec les plateformes de gestion de projet que nous suivons depuis le début de cet article. Mais n’hésitez pas à rechercher des applications de time-tracking selon la ou les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin !

L’application Clockify est incontournable : elle est gratuite quelle que soit la taille de votre organisation, elle comprend des fonctionnalités relativement complète et elle peut être intégrée à Trello, Asana ou Notion.

Toggl s’inscrit dans la même ligne, avec néanmoins une tarification qui s’applique au-delà de cinq utilisateurs. De plus il faudra également souscrire une version payante pour établir un lien entre temps passé, temps facturante et montant par tâche exécutée.

Viennent ensuite les applications Grizzly, Time Doctor, Harvest, Timecamp, etc., qui offrent leurs spécificités et qui s’intègrent (ou pas) aux logiciels de gestion de projet.

Enfin le site Monday dispose de son propre outil de suivi de temps. Celui-ci offre des fonctionnalités restreintes mais suffisantes pour suivre les temps de travail, les plannings, les factures et le temps consacré par chaque membre à chaque projet ou à chaque tâche.

Nous retrouvons ici des applications de suivi du temps de travail et des ressources qui intègrent les logiciels de gestion de projet cités depuis le début de cet article. Elles facilitent de surcroit les facturations et l’estimation du respect des délais.

Au cours de cet article nous avons vu que la gestion de projet nécessite de s’appuyer sur des outils de planification et de suivi. Ceux-ci peuvent s’appuyer sur deux méthodologies différentes : le diagramme de Gantt ou les tableaux Kanban.

L’efficacité de la gestion d’un projet repose également sur la communication et la collaboration au sein d’une équipe. Là aussi il existe des outils dédiés pour lister les tâches, attribuer des rôles et communiquer.

Pour parfaire le suivi du projet et gagner du temps dans les échanges de documents, il existe des applications de stockage et de partage des fichiers. Associés à des outils de suivi du temps de travail, ils permettent un meilleur accompagnement dans la gestion des ressources du projet.

L’ensemble de ces outils et méthodes se retrouvent dans des plateformes de gestion de projet telles qu’Asana, Monday, Notion ou Trello. S’ils ne sont pas proposés par le logiciel lui-même, ces outils peuvent être directement intégrés. Il en résulte une organisation de vos outils où plusieurs applications de communication, de stockage de données ou encore de suivi du temps de travail vont se retrouver au cœur de votre logiciel de gestion de projet.

La question étant : quel logiciel principal et applications secondaires choisir ?

Les plateformes citées dans cet article ont chacune leurs spécificités, leurs fonctionnalités et leurs adaptabilités. Certaines conviennent tout particulièrement à de petites organisations, d’autres possèdent la puissance nécessaire pour accompagner de gros projets.

Ce qui fait qu’une même structure pourrait choisir de s’appuyer sur différents outils de gestion de projet en fonction de l’importance et de la complexité de chaque projet !

La meilleure solution reste, vous le craignez, de faire vos recherches à partir des outils proposés dans cet article pour trouver les solutions qui répondront au mieux à vos besoins. Et enfin, n’hésitez pas à tester les outils, à les éprouver, pour trouver celui ou ceux qui vous correspondent le mieux.

Ce temps vous permettra d’en gagner par la suite puisque vous travaillerez avec le ou les outils les plus adaptés à vos projets.

Donnez à vos projets l’ampleur qu’ils méritent

La rencontre reste la meilleure communication.